Een factuur scannen is geen elektronische facturatie
Met de komst van de hervorming van de elektronische facturatie denken veel ondernemingen ten onrechte dat een papieren factuur scannen of een PDF maken en die mailen volstaat om conform te zijn. Dat is helemaal niet zo. Elektronische facturatie stelt precieze eisen, die veel verder gaan dan het louter digitaliseren van een document.
In dit artikel verduidelijken we het verschil tussen een PDF-factuur en elektronische facturatie, leggen we uit waarom dat onderscheid cruciaal is voor de wettelijke conformiteit, en zetten we op een rij wat de hervorming precies van ondernemingen verlangt.
Het echte verschil tussen een factuur scannen en e-facturatie
Een factuur scannen of omzetten naar PDF lijkt een handige manier om een papieren factuur te digitaliseren. Maar dat proces voldoet lang niet aan de wettelijke eisen van elektronische facturatie.
PDF-factuur
- Een PDF is een “afbeelding” van het oorspronkelijke document en is niet gestructureerd om automatisch verwerkt te worden door boekhoud- of belastingsystemen.
- Het bestand is gewoon een elektronisch communicatiemiddel, geen onderdeel van een automatisch gegevensbeheer.
Elektronische facturatie
- Een elektronische factuur moet daarentegen een gestructureerd formaat volgen, zoals Factur-X of UBL, waardoor software en belastingsystemen de gegevens automatisch kunnen lezen.
- Ze moet via gecertificeerde, beveiligde platformen verstuurd worden en in een vastgelegd formaat gearchiveerd worden om de echtheid en integriteit te waarborgen.
- Het is niet zomaar een afbeelding van het document, maar gegevens die automatisch verwerkt, gecontroleerd en wettelijk conform bewaard kunnen worden.
Waarom is dat belangrijk voor de conformiteit?
Met de hervorming van de elektronische facturatie is wettelijke conformiteit een belangrijk aandachtspunt voor alle ondernemingen geworden. PDF-facturen maken, ook al bespaart dat papier, maakt u niet conform met de wet.
Wat legt de hervorming op?
De hervorming legt een aantal strikte regels en vereisten op:
- Gestructureerd formaat: de factuur moet in een gestructureerd elektronisch formaat verstuurd worden (zoals Factur-X of UBL), niet als PDF of gescande afbeelding.
- Platformen voor dematerialisatie: facturen moeten via erkende platformen verlopen, niet rechtstreeks tussen leverancier en klant.
- Beveiligde archivering: e-facturen moeten veilig gearchiveerd worden volgens de fiscale regels. Ze moeten op elk moment raadpleegbaar zijn gedurende de volledige wettelijke bewaartermijn.
Verdwijnen PDF-facturen?
Nee. Het e-factuurformaat Factur-X bestaat uit een leesbare PDF waarin de gestructureerde gegevens zijn ingebed. Voor de andere formaten (UBL en CII) kan op basis van de gestructureerde gegevens een “leesbare PDF” worden aangemaakt. Die dienst is inbegrepen bij ABCinvoice.eu.
Maar ABCinvoice.eu gaat nog verder: u kunt een Factur-X-document maken op basis van een PDF. Met andere woorden: u hoeft uw gewoonten niet te veranderen, behalve dat u de PDF’s naar ABCinvoice.eu stuurt in plaats van naar de klant. Die ontvangt uiteraard de conforme e-factuur.
Verstuur uw PDF’s zoals vroeger: ABCinvoice.eu maakt ze conform.
Account aanmaken →Conclusie
Een factuur als PDF per e-mail versturen volstaat dus niet om te voldoen aan de nieuwe regels voor elektronische facturatie. Het is cruciaal om het verschil te begrijpen tussen een eenvoudig gedigitaliseerd document en een echte elektronische factuur. Door gecertificeerde platformen, gestructureerde formaten en beveiligde processen te gebruiken, voldoet uw onderneming aan de nieuwe wettelijke eisen en geniet ze van de vele voordelen van digitalisering: lagere kosten, automatisering en betere traceerbaarheid.
De hervorming legt strikte regels op, maar met de juiste begeleiding kan de overstap naar e-facturatie eenvoudig en op lange termijn voordelig zijn. Hebt u twijfels of vragen? ABCinvoice.eu helpt u deze nieuwe manier van factuurbeheer te begrijpen en in te voeren.